VOOR VRAGEN KUNT U TEN ALLE TIJDEN CONTACT OPNEMEN.

WAARVOOR GEBRUIKT DE PRAKTIJK VAN ORTHODONTIST SPIJKERS UW GEGEVENS?
De praktijk van Orthodontist Spijkers verzamelt en bewaart uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Deze gegevens stellen de praktijk van Orthodontist Spijkers in staat om optimale zorg van hoge kwaliteit aan u te leveren. In de vorige paragraaf hebben we uitgelegd welke persoonsgegevens de praktijk van Orthodontist Spijkers verwerkt. In deze paragraaf leggen we uit waarvoor we deze gegevens gebruiken.

WELKE GEGEVENS HEEFT ORTHODONTIST SPIJKERS VAN U?
Om haar zorg zo optimaal mogelijk aan u te verlenen, verwerkt de praktijk van orthodontist Spijkers uw persoonsgegevens.
Persoonsgegevens zijn gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat ofwel naar deze persoon te herleiden is.

FINANCIËLE GEGEVENS
Als u zorg van ons krijgt, moet die zorg volgens bepaalde regels worden geregistreerd en in enkele gevallen ook worden gedeclareerd bij de zorgverzekeraar. Hiervoor worden diagnosegegevens en uitgevoerde activiteiten gekoppeld aan declaratiecodes. Dit doet de zorgverlener (mevrouw Spijkers). Daarna worden deze gegevens gecontroleerd door medewerkers van de administratie. Zij controleren uw naam en adres, polis gegevens, een eventuele verwijzing en andere registraties, die van belang zijn voor een juiste declaratie van de geleverde zorg aan u of uw zorgverzekeraar. Voor de facturering maken wij gebruik van de diensten van factoringmaatschappij Netpoint gevestigd te Waalwijk.

PATIËNTGEGEVENS
Wanneer u bij ons komt voor een eerste consult of behandeling dan vragen wij u om uw contactgegevens (zoals uw naam, adres en telefoonnummer), uw geboortedatum, de gegevens van uw zorgverzekering, uw tandarts en eventueel de verwijsbrief. Ook vragen wij uw e-mailadres. Het e-mailadres gebruiken we om u aan een gemaakte afspraak te herinneren of een kostenbegroting of andere informatie te sturen.

Daarbij vraagt de praktijk van Orthodontist Spijkers naar uw legitimatiebewijs om er zeker van te zijn dat u bent die u zegt te zijn.
Tot slot zijn wij wettelijk verplicht om uw Burgerservicenummer (BSN) te registreren en te gebruiken voor veilige en juiste zorgverlening.

Veel van deze gegevens zijn zogenaamde 'bijzondere' of 'gevoelige' persoonsgegevens. Dat zijn bijvoorbeeld medische gegevens, uw BSN. Voor deze gegevens geldt dat de praktijk van Orthodontist Spijkers aan extra wettelijke eisen voldoet bij het verwerken van die gegevens.

HET NAKOMEN VAN WETTELIJKE VERPLICHTINGEN
Orthodontist Spijkers is soms verplicht om de persoonsgegevens die zij verzamelt en bewaart voor de uitvoering van haar dienstverlening aan derden te verstrekken. U moet hierbij denken aan zorgverzekeraars, de Nederlandse Zorgautoriteit, de Inspectie voor de Gezondheidszorg, politie en justitie of de FIOD-ECD. Orthodontist Spijkers geeft alleen medewerking aan een autoriteit na een controle of de vordering wel aan in de wet gestelde eisen voldoet. De praktijk van Orthodontist Spijkers zal gegevens nooit doorgeven zonder dat zij daartoe verplicht is op grond van een rechtsgeldig bevel daartoe. Hieronder geven wij kort aan waar u aan kunt denken bij het verstrekken van gegevens vanwege wettelijke verplichtingen. Zorgverzekeraars kunnen conform het “Protocol materiële controle” (te vinden op www.zn.nl) bij De praktijk van Orthodontist Spijkers inzage vorderen in medische dossiers als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de Zorgverzekeringswet. De Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) kan in het kader van haar toezichthoudende taak inzage vorderen in patiëntendossiers, ook zonder toestemming van de patiënt. De IGZ heeft voor deze gegevens een afgeleid beroepsgeheim en mag deze gegevens in principe niet aan het Openbaar Ministerie (OM) verstrekken. De politie, de rechter(-commissaris) en officier van justitie kunnen inzage vorderen in medische gegevens, maar het blijft de arts zelf die beslist of hij zich op het beroepsgeheim beroept of niet. Hij maakt daartoe een belangenafweging tussen het beroepsgeheim en belangen die in het gedrang komen bij het bewaren van het geheim. Alleen in gevallen waarin de arts zich duidelijk ten onrechte op het verschoningsrecht beroept, zal een rechter de beslissing van de arts overrulen. Het OM vordert patiëntgegevens middels een bevel verleend door de Rechter-Commissaris. In uitzonderingsgevallen kan het OM gegevens bij de IGZ vorderen, namelijk indien het strafrechtelijk onderzoek niet op andere wijze kan worden uitgevoerd of als er zeer uitzonderlijke omstandigheden in het kader van de waarheidsvinding aan de orde zijn. In sommige gevallen is de praktijk van Orthodontist Spijkers wettelijk verplicht om persoonsgegevens van hulpverleners en patiëntgegevens aan de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) en de FIOD-ECD te verstrekken.

DE VERLENING VAN ZORG
Allereerst verwerkt de praktijk van Orthodontist Spijkers uw persoonsgegevens voor de (uitvoering van de) orthodontische behandelovereenkomst, ofwel de zorgverlening aan u. De praktijk van Orthodontist Spijkers registreert de gegevens die u aan ons geeft vanaf het eerste contact. Om goede zorg te kunnen verlenen moeten we een aantal zaken weten uw gezondheid of die van uw kind, medicijngebruik en medische geschiedenis. Alleen de mensen die betrokken zijn bij de zorgverlening aan u of uw kind hebben toegang tot uw gegevens en alleen voor zover zij dit nodig hebben voor hun werkzaamheden. Als u bijzondere wensen heeft ten aanzien van uw privacy, laat ons dit dan weten, wij respecteren dat graag.

HOE DOET U ZO’N VERZOEK?
Een inzage- of correctieverzoek kunt u doen aan de balie in de praktijk waar u patiënt bent. U dient zich daarbij te legitimeren. De praktijk van Orthodontist Spijkers is namelijk op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens verplicht zorg te dragen voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker om misbruik te voorkomen. De praktijk van Orthodontist Spijkers wil voorkomen dat anderen dan uzelf inzage of correctie vragen voor uw gegevens. Binnen maximaal 4 weken ontvangt u een reactie van één van de medewerksters van praktijk van Orthodontist Spijkers.

VERWIJDERING VAN UW PERSOONSGEGEVENS
U kunt de praktijk van Orthodontist Spijkers verzoeken om (een deel van) uw gegevens uit het dossier te verwijderen. De praktijk van Orthodontist Spijkers zal binnen drie maanden beslissen of we aan uw verzoek kunnen voldoen. Wanneer wij uw gegevens niet willen verwijderen, leggen we altijd goed aan u uit waarom we dat niet willen of kunnen doen.

INZAGE IN UW PERSOONSGEGEVENS
U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens. Uw familieleden hebben alleen recht op inzage in uw dossier als ze van u een schriftelijk machtiging hebben. Ouders en wettelijke vertegenwoordigers mogen het dossier van hun kinderen onder de 12 jaar inzien. Voor hun kinderen van 12 tot 16 jaar hebben ze toestemming van hun kinderen nodig voor inzage. Wie 16 jaar of ouder is, beslist zelfstandig over (toestemming tot) inzage. De praktijk van Orthodontist Spijkers mag een verzoek tot inzage in uw eigen dossier (gedeeltelijk) weigeren als inzage schadelijk is voor de privacy van een ander. Na overlijden blijft het beroepsgeheim van kracht. Dat betekent dat uw nabestaanden geen recht hebben om (delen van) uw dossier in te zien. Dit is alleen mogelijk als uw toestemming kan worden verondersteld of als er sprake is van zwaarwegende belangen. Wanneer u er zeker van wilt zijn dat een vertegenwoordiger na het overlijden inzage kan krijgen in uw dossier, moet u hiervoor bij leven een machtiging verstrekken. De praktijk van Orthodontist Spijkers mag administratiekosten in rekening brengen voor het geven van inzage.

DERDE PARTIJEN
De praktijk van Orthodontist Spijkers kan derde partijen inschakelen ten behoeve van ondersteuning van de zorgverlening of de systemen die daarbij gebruikt worden. Denk hierbij aan onze leveranciers van bepaalde software of IT-systemen. Maar ook partijen die - een deel van de uitvoering van - de zorgverlening in opdracht van de praktijk van Orthodontist Spijkers voor hun rekening nemen, academische centra, tandtechnische laboratoria. Indien deze derde partijen bij het uitvoeren van hun taken toegang hebben tot persoonsgegevens heeft de praktijk van Orthodontist Spijkers de vereiste contractuele afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en niet voor andere doeleinden worden verwerkt dan waarvoor u ze aan ons heeft verstrekt. De praktijk van Orthodontist Spijkers kan de verzamelde informatie van haar patiënten aanvullen met gegevens die zij van derden verkrijgt om zodoende een beter en vollediger beeld te krijgen van het medisch dossier. Voor het opvragen van medische gegevens bij andere zorgverleners, wordt altijd uw toestemming gevraagd.

HOE LANG WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEWAARD?
De praktijk van Orthodontist Spijkers bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor De praktijk van Orthodontist Spijkers uw gegevens heeft verzameld. Hoe lang uw gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per (categorie van) gegeven(s) verschillen. In geval van een duidelijke en vaste bewaartermijn van gegevens is de specifieke bewaartermijn genoemd in de relevante paragraaf in dit Privacy Statement. Anders geldt dat de praktijk van Orthodontist Spijkers uw medisch dossier conform de daarvoor geldende wet- en regelgeving bewaart. Dat is, in de meeste gevallen, minimaal 15 jaar vanaf het moment dat de gegevens op de laatst gemaakte afspraak in het dossier zijn opgenomen.

WAT DOET ORTHODONTIST SPIJKERS AAN DE BEVEILIGING VAN UW PERSOONSGEGEVENS?
Privacy en de bescherming van persoonsgegevens heeft een hoge prioriteit binnen de praktijk van Orthodontist Spijkers en de met haar verbonden organisaties. Daarom hebben alle ondernemingen binnen de groep eenzelfde gedragscode voor al hun medewerkers. Deze gedragscode heeft tot doel het creëren van een uniforme en hoge mate van gegevensbescherming binnen de groep en is van toepassing op de omgang met alle persoonsgegevens van patiënten, medewerkers en overige derden.

WETTELIJKE VERPLICHTING TOT MELDEN VAN EEN DATA LEK
Mocht er toch iets niet goed gaan met de bescherming van uw persoonsgegevens, zodanig dat er sprake is van een zogenaamd ‘dotale’ dan meldt de praktijk van Orthodontist Spijkers dit bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. In het geval dat dit data lek mogelijk ook ongunstige gevolgen heeft voor uw persoonlijke levenssfeer, dan zullen we u zo snel mogelijk hierover informeren. We vertellen u dan wat het data lek inhoudt, wat de praktijk van Orthodontist Spijkers, maar ook u er aan kunt doen om de schade zo beperkt mogelijk te houden en waar u terecht kunt met vragen over het data lek.

BEVEILIGINGSMAATREGELEN
De praktijk van Orthodontist Spijkers heeft medewerkers in dienst gespecialiseerd op het gebied van gegevensbescherming. Zij zien toe op de bescherming van persoonsgegevens conform privacy wetgeving, de interne gedragscodes en dit Privacy Statement. Alle medewerkers van de praktijk van Orthodontist Spijkers worden getraind en de praktijk van Orthodontist Spijkers wordt periodiek onderworpen aan privacy en security audits.

De praktijk van Orthodontist Spijkers doet er alles aan om te verhinderen dat onbevoegden toegang krijgen tot uw persoonsgegevens. Hiertoe treft de praktijk van Orthodontist Spijkers allerlei technische en organisatorische maatregelen in lijn met de daarvoor geldende normen voor de zorg. Daarnaast waakt de praktijk van Orthodontist Spijkers tegen verlies, verminking en enige andere vorm van onrechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens.

DERDE PARTIJEN
De praktijk is ISO 9001 gecertificeerd en in het bezit van een branchecertificaat.

Het interne kwaliteitsmanagementsysteem bestaat bovendien uit onderlinge visitaties en een patiënttevredenheidsonderzoek (anoniem). Het staat u vrij om wel of geen medewerking te verlenen aan patiënttevredenheidsonderzoek. Het is bedoeld voor interne kwaliteitsverbetering. De praktijk van Orthodontist Spijkers heeft in specifieke gevallen, een wettelijke verplichting om bepaalde zaken extern te melden, zoals zorgcalamiteiten, bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg.

KWALITEIT VAN DE ZORGVERLENING
Om de hoge kwaliteit en veiligheid van onze zorgverlening te garanderen, hebben wij bepaalde processen en (controle)systemen ingericht. Hieronder leggen we u uit hoe we dit doen, waarom we dit doen en op welke manier we ervoor zorgen dat uw privacy gewaarborgd is.

VISITATIES
Door middel van visitaties wordt bij de praktijk van Orthodontist Spijkers gecontroleerd of er op de juiste manier gewerkt wordt en of er nog zaken verbeterd kunnen worden. Bij een visitatie worden vragen gesteld aan medewerkers en vindt een anonieme dossiercontrole plaats. Bovendien worden behandelingen en resultaten beoordeeld. Met de uitkomsten van deze visitaties kunnen we onze processen verbeteren en onze medewerkers verder opleiden en trainen. In de uitkomsten/rapportages van deze audits zijn geen patiëntgegevens terug te vinden. Uiteraard hebben al onze medewerkers een geheimhoudingsplicht.

KLACHTEN
Bij klachten over de behandeling in de breedste zin van het woord, verzoeken wij u dit eerst te bespreken met de secretaresse of behandelend orthodontist of een e-mail te sturen naar: info@orthospijkers.nl. Mocht dit niet tot een bevredigend resultaat leiden, dan is het altijd mogelijk om informatie in te winnen bij de Koninklijke Nederlandse Maatschappij tot bevordering van Tandheelkunde (www.knmt.nl: voor patiënten). Indien het noodzakelijk is voor de behandeling van uw klacht, worden uw klacht en medisch dossier doorgestuurd naar onze aansprakelijkheidsverzekeraar.

HET DECLAREREN VAN ZORG
Naast uw persoonlijke gegevens (naam en adres, BSN en polis gegevens) en gegevens over de aan u geleverde zorg worden ook de volgende gegevens gebruikt voor het declareren van zorg bij uw zorgverzekeraar:
- de naam en AGB-code van de behandelaar*
- de door de NZA (Nederlandse Zorgautoriteit) opgelegde tarieven voor de zorg die aan u geleverd is.
* AGB staat voor Algemeen Gegevens Beheer.

Dit is een landelijke code waarmee een zorgaanbieder door de zorgverzekeraar eenvoudig kan worden herkend. De zorgverzekeraars controleren periodiek de door ons ingediende declaraties. Zij controleren of bij een bepaalde diagnose de juiste zorg is en declaratie is geleverd. Hierbij werken de zorgverzekeraars volgens het “Protocol materiële controle” dat te vinden is op www.zn.nl. Door dit protocol, blijft uw privacy gewaarborgd.

DERDE PARTIJEN
De praktijk is ISO 9001 gecertificeerd en in het bezit van een branchecertificaat.

Het interne kwaliteitsmanagementsysteem bestaat bovendien uit onderlinge visitaties en een patiënttevredenheidsonderzoek (anoniem). Het staat u vrij om wel of geen medewerking te verlenen aan patiënttevredenheidsonderzoek. Het is bedoeld voor interne kwaliteitsverbetering. De praktijk van Orthodontist Spijkers heeft in specifieke gevallen, een wettelijke verplichting om bepaalde zaken extern te melden, zoals zorgcalamiteiten, bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg.

VOORKOMEN EN BESTRIJDEN VAN IDENTITEITSFRAUDE
In de praktijk van Orthodontist Spijkers wordt u gevraagd om een identiteitsbewijs, zoals uw paspoort of identiteitskaart. Orthodontist Spijkers is wettelijk verplicht vast te stellen dat u of uw kind daadwerkelijk bent/is wie u zegt te zijn. Alleen op deze wijze kan de praktijk van Orthodontist Spijkers controleren dat er geen misbruik wordt gemaakt van uw identiteit.

ONZE MEDEWERKERS
Alle medewerkers van De praktijk van Orthodontist Spijkers zijn gebonden aan het beroepsgeheim of een contractuele geheimhoudingsplicht die geldt voor alle gegevens waarvan zij kennis nemen. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook voor tijdelijke medewerkers, door de praktijk van Orthodontist Spijkers ingehuurde zelfstandigen en uitzendkrachten.

Medewerkers hebben alleen toegang tot gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

CORRECTIE OF AANVULLING VAN UW PERSOONSGEGEVENS
Wanneer u denkt dat uw persoonsgegevens niet (langer) juist of volledig zijn, kunt u de praktijk van Orthodontist Spijkers schriftelijk verzoeken om de gegevens aan te passen. Als wij geen wijzigingen willen aanbrengen in uw dossier, geven we duidelijk aan waarom we dit niet doen.

U kunt ook een aanvulling in uw dossier op laten nemen. Een aanvulling kan bijvoorbeeld een door u geschreven verklaring zijn waarin u uw zienswijze over de behandeling uiteenzet. Of een zienswijze van een andere zorgverlener (second opinion) die iets afwijkt of een aanvulling is op die van uw behandelaar. U geeft dit aan uw behandelaar die het als aanvulling op zijn bevindingen opneemt in uw dossier.